Het klinkt zo eenvoudig. Houd een Retrospective en zoek punten voor verbetering. Maar zo eenvoudig is het niet altijd. Bovendien, op een gegeven moment heb je het wel een beetje gezien met het saaie format van issues benoemen en acties bedenken die daarbij horen. Die misschien zelfs vergeten worden of niet echt werken omdat er toch iets genoemd moet worden, toch? Hoe kun je dat weer omdraaien en veranderen in iets nuttigs, dat echt bijdraagt aan het Scrumproces. Hoe kan dat anders? Hoe haal je alle issues die misschien niet uitgesproken durven worden boven tafel, of die nog niet helemaal helder zijn bij het Team maar wel al spelen?
Doel van retrospectives
Allereerst maar eens kijken wat het doel is van een Retrospective om te kunnen bepalen hoe we het verbeteren kunnen. Retrospectie is het terugkijken en reflecteren op een gebeurtenis, actie, of iets anders in het verleden. Of zoals in het geval van Scrum, de laatste Sprint. Het doel is stil te kunnen staan bij alle aspecten van het proces. Het is bijvoorbeeld heel motiverend om ook te kijken naar de punten die juist heel goed gegaan zijn. Misschien zijn het wel de actiepunten van de vorige Retrospective. Jullie hebben je hard ingezet om die punten op te pakken en er iets beters uit te laten ontstaan. En daar mag je zeker ook bij stilstaan. Het is niet goed om alleen bij de verbeterpunten en negatieve aspecten stil te staan. Vier je overwinningen, hoe klein ook. Je mag trots zijn op die vooruitgang!
Daarnaast wil je uiteraard ook de volgende keer weer kunnen verbeteren. Jullie gaan op zoek naar een paar punten die volgens het Team de meeste impact zullen hebben en te doen zijn in de komende Sprint. Desnoods de acties op te delen zodat het binnen de komende Sprint past. Maar dat klinkt nog heel saai. Het rondje afgaan en ieder laten benoemen waar hij of zij verbetering ziet en samen acties eraan hangen. En weet je eigenlijk wel nog iets of noem je maar wat? Dus hoe kun je het interessanter maken en misschien ook nog wel effectiever?
Voorbereiding
Is het nodig om de Retrospective voor te bereiden? Nee, maar procesverbetering is een continu proces. Het is dus niet zo dat je alleen tijdens de Retrospective oplettend kunt zijn en terugdenkt wat er is gebeurd. Het is bijvoorbeeld veel makkelijker als je in een situatie zit waarvoor je verbeterpunten ziet, om die direct op te schrijven. Zo kun je ze niet vergeten en een actieve bijdragen leveren aan het verbeterproces ook tijdens de Retrospectives.
Ook de Scrum Master zou actief moeten observeren en luisteren tijdens de Sprint. Door zijn coachvaardigheden kan hij mogelijk beter de dynamieken zien die zich eventueel onderhuids voordoen en moeilijker te benoemen zouden zijn door het team zelf. Hij zou kunnen kijken of er oefeningen zijn die een subtiele richting zouden geven aan het denken van het team zodat ook zij die verbeterpunten kunnen identificeren en oplossingen voor kunnen bedenken. Online zijn oefeningen te vinden die dit doen; wel richting geven maar ook de vrijheid aan het team laten om ook andere verbeterpunten aan te dragen. Het is bovendien ook weer eens iets anders en kan er niet alleen voor zorgen dat er nieuwe inzichten ontstaan maar ook nieuwe motivatie en nieuwe manier van prikkelen wordt toegepast waardoor misschien de mensen die normaal wat meer op de achtergrond zijn, gestimuleerd worden om actiever mee te denken.
Retrospectives
Iedereen is anders en de een kan bijvoorbeeld heel eenvoudig zijn zegje doen en durft de kritiek goed te uiten. Anderen hebben daar meer moeite mee en hebben misschien baat bij een andere aanpak. Bijvoorbeeld wat meer in een spelvorm of anoniemer door post-its in een grote hoop te gooien zodat ze kunnen kiezen om erop in te gaan of niet. De oefeningen die je online kunt vinden, hebben vaak veel van deze aspecten in zich zodat het voor ieder prettig is om deel te nemen.
Of er nu gekozen is om oefeningen te gebruiken of niet, de volgende fasen doorlopen in een Retrospective zouden je een goede basis geven om deze meeting productiever te laten verlopen:
Zet het doel: wat is de bedoeling voor deze vergadering en hoe kunnen we dat samen doen.
Gegevens verzamelen: wat is er eigenlijk gebeurd? Wat ging goed, wat niet? Wat wil je meer of juist niet meer laten gebeuren?
Inzicht genereren: Waar ligt de oorzaak van de punten die niet zo goed gaan? Hoe kunnen we er als team voor zorgen dat we daar iets in veranderen. Ook als het probleem buiten het team lijkt te liggen, zijn er altijd puntjes die je als team kunt doen om verbetering aan te brengen. Zijn jullie bijvoorbeeld vaak afhankelijk van andere teams, die misschien niet Scrummen en hun planning vaak niet halen? Je kunt ze niet verplichten te Scrummen. Je kunt wel praten met het team of de manager. Je kunt ook actiever betrokken zijn bij het team en kijken hoe jullie als team ervoor kunt zorgen, dat zij hun planning halen. Misschien zijn jullie wel deels probleem dat zij hun planning niet kunnen halen en is het een cirkeltje waarin je zit zonder dat je dat door had. Leg dus de verantwoordelijkheid van het probleem binnen het team. Zo heb je er meer grip op en zijn er oplossingen.
Acties: dan kun je de oplossingen dus gaan formuleren voor de punten die de meeste impact zullen hebben. Vergeet niet dat je altijd maar beperkt tijd hebt en niet honderden punten kunt oppakken tegelijk. Scrum is een empirisch en iteratieve methode. Het hoeft niet allemaal nu. Pak dus drie tot vijf puntjes op afhankelijk van hoe groot ze zijn en probeer deze aan te spreken de komende Sprint. Om te zorgen dat de punten ook daadwerkelijk opgepakt worden, kun je ervoor kiezen om iemand verantwoordelijk te maken.
Samenvatting en afsluiten: door aan het eind nog eens samen te vatten wat er is besproken en de acties op een rijtje te hebben, is er voor ieder een heldere uitkomst en doel voor de komende Sprint. Daarnaast zou het team kunnen laten uitspreken wat ze van de vergadering vonden of van het proces, van de oefeningen. Ook de Retrospective zelf kan hierdoor verbeteren een volgende keer.
Nazorg
Soms kan het zo zijn dat het team vergeet om de acties op te pakken door hun dagelijkse werk. Ondanks dat alles netjes is toegewezen aan een verantwoordelijke. De Scrum Master zou hierin een rol kunnen spelen in het herinneren van het team wat de doelen waren voor de huidige Sprint. Maar ook vragen wat ze nodig hebben om de acties te doen – faciliteer dat. Maar ook de rest van het team zou hierin hetzelfde kunnen doen. Als er iemand wel denkt aan de acties, ook al is hij of zij niet verantwoordelijke, kan ook dit teamlid de anderen eraan herinneren en vragen of er iets is dat hij of zij al zou kunnen doen. Zo houdt het team elkaar alert en wordt het teamgevoel versterkt.
Veel plezier met de komende Retrospective en vergeet niet je overwinningen te vieren!